Etäpuhemestarit ry:n säännöt
Hyväksytty syyskokouksessa 20.9.2020
1. Yhdistyksen nimi, kotipaikka ja kieli
Yhdistyksen nimi on Etäpuhemestarit ry ja sen kotipaikka on Espoon kunta. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä klubi. Klubi on suomenkielinen.
2. Tarkoitus ja toiminta
Klubin tarkoituksena on tarjota kannustava ja myönteinen oppimisympäristö, jossa jäsenillä on mahdollisuus kehittää niin puheviestintää kuin johtamistaitoja itseluottamusta ja henkilökohtaista kasvua edistävällä tavalla.
Klubi toteuttaa tarkoitustaan:
- auttamalla jäseniään kehittämään kykyjään viestiä vaikuttavasti
- tarjoamalla jäsenilleen ohjeet ja opetusmateriaalit sekä mahdollisuuksia kartuttaa puhe- ja esiintymistaitojaan ja hankkia kokemuksia puheiden valmistelusta ja pitämisestä
- rohkaisemalla jäseniään analyyttiseen lukemiseen ja kuuntelemiseen
- huolehtimalla, että jäsenet saavat ja antavat sekä tasapuolista että rakentavaa palautetta, joka auttaa jäseniä heidän pyrkimyksissään kehittää itseään
- parantamalla jäsenten tietämystä päätöksentekomenettelyn säännöistä sekä heidän kokousten johtamistaitoja ja ryhmäkeskusteluihin osallistumisen taitoja
- tarjoamalla jäsenilleen johtamiskoulutusta
- tarjoamalla jäsenilleen mahdollisuuksia ja rohkaisua esiintyä yleisön edessä ja ilmaista ajatuksiaan selkeästi.
Toimintansa tukemiseksi klubi voi:
- järjestää puhekilpailuja, kursseja, koulutustilaisuuksia, ja muita vastaavia maksullisia tapahtumia
- ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja
- omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta omaisuutta sekä toimeenpanna, asianomaisen luvan saatuaan, myyjäisiä, arpajaisia ja rahankeräyksiä.
3. Jäsenyys Toastmasters Internationalissa
Klubi on Toastmasters Internationalin jäsen ja maksaa sille sen määräämät jäsenmaksut. Lisäksi klubi kuuluu Toastmaster Internationalin osoittamaan aluepiiriin.
Klubissa noudatetaan Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä lisäksi Toastmasters Internationalin perustamiskirjaa (Articles of Incorporation of Toastmasters International), sääntöjä (Bylaws of Toastmasters International) aluepiirien hallintoa koskevia sääntöjä (District Administrative bylaws) klubeja koskevaa järjestysmuotoa (Club Constitution for Clubs), sekä menettelytapoja ja toimintaohjeita (Policy and Protocol) sikäli kuin ne eivät ole ristiriidassa Suomen lain kanssa.
4. Jäsenet
Klubin aktiivijäseneksi voidaan hyväksyä täysi-ikäinen ja täysivaltainen henkilö, joka hyväksyy klubin tarkoituksen ja säännöt. Aktiivijäsen osallistuu klubin säännöllisiin kokouksiin. Aktiivijäsenet hyväksyy hakemuksesta klubin kokous.
Passiivijäsenet ovat jäseniä, jotka eivät pysty osallistumaan säännöllisesti klubin kokouksiin. Hallitus voi myöntää aktiivijäsenelle passiivijäsenyyden hakemuksesta. Klubin hallitus voi myös muuttaa aktiivijäsenen tämän suotusmuksella passiivijäseneksi. Hallitus voi palauttaa passiivijäsenen hakemuksesta aktiivijäseneksi.
Klubin kunniajäsenyys voidaan myöntää henkilölle, joka hyväksyy klubin tarkoituksen ja säännöt. Kunniajäsenen hyväksyy klubin kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä.
Jäsenyyden valintamenettely on määritelty Toastmasters Internationalin klubeja koskevassa järjestysmuodossa.
5. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi klubista, jos tämä on jättänyt kuukautta aiemmin erääntyneen jäsenmaksun maksamatta.
Hallitus voi erottaa jäsenen klubista Suomen yhdistyslain 14 §:n mukaisten perusteiden lisäksi seuraavista syistä:
1. jäsen ei noudata klubin tai Toastmasters Internationalin sääntöjä, järjestysmuotoa, menettelytapoja tai toimintaohjeita
2. aktiivijäsen ei osallistu klubin kokouksiin säännöllisesti eikä myöskään suostu jäsenyytensä muuttamiseen passiiviseksi.
3. muusta asiallisesta ja painavasta syystä.
6. Liittymis- ja jäsenmaksut
Aktiivijäseniltä ja passiivijäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää klubin syyskokous. Kunniajäsenet eivät maksa klubille liittymis- tai jäsenmaksuja.
7. Hallitus
Klubin asioita hoitaa, sitä edustaa ja sen toimintaa ohjaa toiminta- ja tilikaudeksi kerrallaan valittu hallitus. Erityisesti hallitus edustaa klubia, valmistelee klubin kokoukset ja niissä esille tulevat asiat, on vastuussa klubin kokousten koollekutsumisesta ja toteuttaa kokousten päätökset.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtajana toimiva presidentti, varapuheenjohtajina toimivat kolme (3) varapresidenttiä, sihteeri, taloudenhoitaja, klubimestari ja edellisen toimintavuoden presidentti. Lisäksi klubin kokous voi päättää kahden (2) lisäjäsenen valitsemisesta hallitukseen.
Presidentti (President) toimii hallituksen puheenjohtajana ja edustaa klubia Toastmasters Internationalin klubeja koskevan järjestysmuodon mukaisesti. Presidentin asuinpaikka on oltava Suomessa.
Varapresidenttien (Vice President) tehtävänä on johtaa arvojärjestyksessä lueteltuna koulutus-, jäsen- ja tiedotustoimintaa (Education, Membership, Public Relations), sen mukaan, minkä toimikunnan varapresidentiksi jäsen on valittu. Varapresidentit toimivat tarvittaessa Presidentin sijaisena edellä mainitussa arvojärjestyksessä ja edustavat klubia Toastmasters Internationalin klubeja koskevan järjestysmuodon mukaisesti.
Sihteeri (Secretary) huolehtii hallituksen ja klubin kokousten pöytäkirjojen laatimisesta. Hänen tehtäviinsä kuuluu klubin jäsenluettelosta sekä arkistosta huolehtiminen.
Taloudenhoitaja (Treasurer) on vastuussa klubin rahavarojen ja kirjanpidon hoidosta. Hän huolehtii klubille tulevien maksujen vastaanottamisesta sekä klubin maksujen suorittamisesta.
Klubimestari (Sergeant-at-Arms) hoitaa klubin omaisuutta. Hän huolehtii klubin ja hallituksen kokouksiin liittyvistä välineistä, tarvikkeista sekä järjestelyistä.
Edellisen toimintavuoden presidentti (Immediate Past President) on klubin edellisen kauden presidentti, jonka tehtävänä on proaktiivisesti ja kysyttäessä huolehtia edellisten vuosien käytännön tehtävissä kertyneen kokemuksen siirtymisestä hallitukselle ja siten taata klubin toiminnan jatkuvuus.
8. Klubin nimen kirjoittaminen
Klubin nimen on oikeutettu kirjoittamaan presidentti tai taloudenhoitaja, kumpikin yksin.
9. Tilikausi
Klubin toiminta- ja tilikausi alkaa heinäkuun 1. päivänä ja päättyy seuraavan vuoden kesäkuun 30. päivänä.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajille tai tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös vahvistetaan. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa vähintään 14 päivää ennen kyseistä kokousta hallitukselle.
10. Klubin kokoukset
Klubi kokoontuu toimintakautensa aikana säännöllisiin kokouksiin klubin etukäteen päättämän ajankohdan mukaisesti elokuusta kesäkuuhun.
Klubi pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Klubin kevätkokous pidetään touko-kesäkuussa ja syyskokous elo-syyskuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Klubin kokouksen päätösvaltaisuuden edellytyksenä on, että vähintään puolet klubin aktiivijäsenistä on läsnä. Klubin kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Ehdotus, joka ei saa yli puolta annetuista äänistä, tulee hylätyksi. Vaaleissa äänten mennessä tasan äänestys uusitaan kunnes joku ehdokkaista saa eniten ääniä.
Klubin kokoukseen voidaan osallistua etänä reaaliaikaisesti hallituksen päättämän verkkokokoustyökalun ja mahdollisen muun tietoliikenneyhteyden avulla.
Klubin kokouksissa on jokaisella aktiivijäsenellä yksi ääni. Passiivijäsenellä ja kunniajäsenellä ei ole äänioikeutta.
11. Klubin kokousten koollekutsuminen
Mikäli säännöllisen kokouksen ajankohta poikkeaa klubin päättämästä säännöllisten kokousten ajankohdasta, on tästä ilmoitettava vähintään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse. Hallituksen on kutsuttava varsinainen kokous koolle vähintään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.
12. Varsinaiset kokoukset
Klubin kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
3. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet tulevalle toiminta- ja tilikaudelle
4. Valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastaja taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastaja
5. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Klubin syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
3. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
4. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus.
6. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
13. Sääntöjen muuttaminen ja klubin purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja klubin purkamisesta on tehtävä klubin kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai klubin purkamisesta. Klubin purkautuessa käytetään klubin varat purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla Ralph C Smedlyn muistosäätiön, Toastmasters Internationalin ylläpitämän muun säätiön, toisten Toastmasters-klubin tai Toastmasters aluepiirin hyväksi. Klubin tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samalla tavalla.
Yhdistyksen nimi on Etäpuhemestarit ry ja sen kotipaikka on Espoon kunta. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä klubi. Klubi on suomenkielinen.
2. Tarkoitus ja toiminta
Klubin tarkoituksena on tarjota kannustava ja myönteinen oppimisympäristö, jossa jäsenillä on mahdollisuus kehittää niin puheviestintää kuin johtamistaitoja itseluottamusta ja henkilökohtaista kasvua edistävällä tavalla.
Klubi toteuttaa tarkoitustaan:
- auttamalla jäseniään kehittämään kykyjään viestiä vaikuttavasti
- tarjoamalla jäsenilleen ohjeet ja opetusmateriaalit sekä mahdollisuuksia kartuttaa puhe- ja esiintymistaitojaan ja hankkia kokemuksia puheiden valmistelusta ja pitämisestä
- rohkaisemalla jäseniään analyyttiseen lukemiseen ja kuuntelemiseen
- huolehtimalla, että jäsenet saavat ja antavat sekä tasapuolista että rakentavaa palautetta, joka auttaa jäseniä heidän pyrkimyksissään kehittää itseään
- parantamalla jäsenten tietämystä päätöksentekomenettelyn säännöistä sekä heidän kokousten johtamistaitoja ja ryhmäkeskusteluihin osallistumisen taitoja
- tarjoamalla jäsenilleen johtamiskoulutusta
- tarjoamalla jäsenilleen mahdollisuuksia ja rohkaisua esiintyä yleisön edessä ja ilmaista ajatuksiaan selkeästi.
Toimintansa tukemiseksi klubi voi:
- järjestää puhekilpailuja, kursseja, koulutustilaisuuksia, ja muita vastaavia maksullisia tapahtumia
- ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja
- omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta omaisuutta sekä toimeenpanna, asianomaisen luvan saatuaan, myyjäisiä, arpajaisia ja rahankeräyksiä.
3. Jäsenyys Toastmasters Internationalissa
Klubi on Toastmasters Internationalin jäsen ja maksaa sille sen määräämät jäsenmaksut. Lisäksi klubi kuuluu Toastmaster Internationalin osoittamaan aluepiiriin.
Klubissa noudatetaan Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä lisäksi Toastmasters Internationalin perustamiskirjaa (Articles of Incorporation of Toastmasters International), sääntöjä (Bylaws of Toastmasters International) aluepiirien hallintoa koskevia sääntöjä (District Administrative bylaws) klubeja koskevaa järjestysmuotoa (Club Constitution for Clubs), sekä menettelytapoja ja toimintaohjeita (Policy and Protocol) sikäli kuin ne eivät ole ristiriidassa Suomen lain kanssa.
4. Jäsenet
Klubin aktiivijäseneksi voidaan hyväksyä täysi-ikäinen ja täysivaltainen henkilö, joka hyväksyy klubin tarkoituksen ja säännöt. Aktiivijäsen osallistuu klubin säännöllisiin kokouksiin. Aktiivijäsenet hyväksyy hakemuksesta klubin kokous.
Passiivijäsenet ovat jäseniä, jotka eivät pysty osallistumaan säännöllisesti klubin kokouksiin. Hallitus voi myöntää aktiivijäsenelle passiivijäsenyyden hakemuksesta. Klubin hallitus voi myös muuttaa aktiivijäsenen tämän suotusmuksella passiivijäseneksi. Hallitus voi palauttaa passiivijäsenen hakemuksesta aktiivijäseneksi.
Klubin kunniajäsenyys voidaan myöntää henkilölle, joka hyväksyy klubin tarkoituksen ja säännöt. Kunniajäsenen hyväksyy klubin kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä.
Jäsenyyden valintamenettely on määritelty Toastmasters Internationalin klubeja koskevassa järjestysmuodossa.
5. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi klubista, jos tämä on jättänyt kuukautta aiemmin erääntyneen jäsenmaksun maksamatta.
Hallitus voi erottaa jäsenen klubista Suomen yhdistyslain 14 §:n mukaisten perusteiden lisäksi seuraavista syistä:
1. jäsen ei noudata klubin tai Toastmasters Internationalin sääntöjä, järjestysmuotoa, menettelytapoja tai toimintaohjeita
2. aktiivijäsen ei osallistu klubin kokouksiin säännöllisesti eikä myöskään suostu jäsenyytensä muuttamiseen passiiviseksi.
3. muusta asiallisesta ja painavasta syystä.
6. Liittymis- ja jäsenmaksut
Aktiivijäseniltä ja passiivijäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää klubin syyskokous. Kunniajäsenet eivät maksa klubille liittymis- tai jäsenmaksuja.
7. Hallitus
Klubin asioita hoitaa, sitä edustaa ja sen toimintaa ohjaa toiminta- ja tilikaudeksi kerrallaan valittu hallitus. Erityisesti hallitus edustaa klubia, valmistelee klubin kokoukset ja niissä esille tulevat asiat, on vastuussa klubin kokousten koollekutsumisesta ja toteuttaa kokousten päätökset.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtajana toimiva presidentti, varapuheenjohtajina toimivat kolme (3) varapresidenttiä, sihteeri, taloudenhoitaja, klubimestari ja edellisen toimintavuoden presidentti. Lisäksi klubin kokous voi päättää kahden (2) lisäjäsenen valitsemisesta hallitukseen.
Presidentti (President) toimii hallituksen puheenjohtajana ja edustaa klubia Toastmasters Internationalin klubeja koskevan järjestysmuodon mukaisesti. Presidentin asuinpaikka on oltava Suomessa.
Varapresidenttien (Vice President) tehtävänä on johtaa arvojärjestyksessä lueteltuna koulutus-, jäsen- ja tiedotustoimintaa (Education, Membership, Public Relations), sen mukaan, minkä toimikunnan varapresidentiksi jäsen on valittu. Varapresidentit toimivat tarvittaessa Presidentin sijaisena edellä mainitussa arvojärjestyksessä ja edustavat klubia Toastmasters Internationalin klubeja koskevan järjestysmuodon mukaisesti.
Sihteeri (Secretary) huolehtii hallituksen ja klubin kokousten pöytäkirjojen laatimisesta. Hänen tehtäviinsä kuuluu klubin jäsenluettelosta sekä arkistosta huolehtiminen.
Taloudenhoitaja (Treasurer) on vastuussa klubin rahavarojen ja kirjanpidon hoidosta. Hän huolehtii klubille tulevien maksujen vastaanottamisesta sekä klubin maksujen suorittamisesta.
Klubimestari (Sergeant-at-Arms) hoitaa klubin omaisuutta. Hän huolehtii klubin ja hallituksen kokouksiin liittyvistä välineistä, tarvikkeista sekä järjestelyistä.
Edellisen toimintavuoden presidentti (Immediate Past President) on klubin edellisen kauden presidentti, jonka tehtävänä on proaktiivisesti ja kysyttäessä huolehtia edellisten vuosien käytännön tehtävissä kertyneen kokemuksen siirtymisestä hallitukselle ja siten taata klubin toiminnan jatkuvuus.
8. Klubin nimen kirjoittaminen
Klubin nimen on oikeutettu kirjoittamaan presidentti tai taloudenhoitaja, kumpikin yksin.
9. Tilikausi
Klubin toiminta- ja tilikausi alkaa heinäkuun 1. päivänä ja päättyy seuraavan vuoden kesäkuun 30. päivänä.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajille tai tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös vahvistetaan. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa vähintään 14 päivää ennen kyseistä kokousta hallitukselle.
10. Klubin kokoukset
Klubi kokoontuu toimintakautensa aikana säännöllisiin kokouksiin klubin etukäteen päättämän ajankohdan mukaisesti elokuusta kesäkuuhun.
Klubi pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Klubin kevätkokous pidetään touko-kesäkuussa ja syyskokous elo-syyskuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Klubin kokouksen päätösvaltaisuuden edellytyksenä on, että vähintään puolet klubin aktiivijäsenistä on läsnä. Klubin kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Ehdotus, joka ei saa yli puolta annetuista äänistä, tulee hylätyksi. Vaaleissa äänten mennessä tasan äänestys uusitaan kunnes joku ehdokkaista saa eniten ääniä.
Klubin kokoukseen voidaan osallistua etänä reaaliaikaisesti hallituksen päättämän verkkokokoustyökalun ja mahdollisen muun tietoliikenneyhteyden avulla.
Klubin kokouksissa on jokaisella aktiivijäsenellä yksi ääni. Passiivijäsenellä ja kunniajäsenellä ei ole äänioikeutta.
11. Klubin kokousten koollekutsuminen
Mikäli säännöllisen kokouksen ajankohta poikkeaa klubin päättämästä säännöllisten kokousten ajankohdasta, on tästä ilmoitettava vähintään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse. Hallituksen on kutsuttava varsinainen kokous koolle vähintään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.
12. Varsinaiset kokoukset
Klubin kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
3. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet tulevalle toiminta- ja tilikaudelle
4. Valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastaja taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastaja
5. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Klubin syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
2. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
3. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
4. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus.
6. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
13. Sääntöjen muuttaminen ja klubin purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja klubin purkamisesta on tehtävä klubin kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai klubin purkamisesta. Klubin purkautuessa käytetään klubin varat purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla Ralph C Smedlyn muistosäätiön, Toastmasters Internationalin ylläpitämän muun säätiön, toisten Toastmasters-klubin tai Toastmasters aluepiirin hyväksi. Klubin tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samalla tavalla.